Financial Project Administration Officer. Arr. Leuven

Jij bestudeert en bewaakt de financieel administratieve richtlijnen van de financierende overheden. Je opvolging en advies is van onschatbare waarde voor de projectleiders. Je garandeert een succesvolle rapportering van de onderzoeksprojecten.

Als groeiende onderzoeksinstelling zijn we op zoek naar een Financial Project Administration Officer. Jij zorgt voor de financieel administratieve opvolging van onderzoeksprojecten, vanaf de ondertekening van de overeenkomst tot de finale eindafrekening.

Functie

Je start aan een leertraject waarin je de krijtlijnen van de projectfinanciering leert kennen van onze portefeuille aan projecten, gesubsidieerd door Vlaams, Europese en andere fondsen. Met je nieuwsgierigheid naar de regels rond projectkredieten, stel je samen met een collega de regels op rond uitgaven conform de onderliggende contracten. Je staat garant voor kwalitatieve periodieke financiële rapporteringen en begeleidt de audits van de controlerende overheid.

Verantwoordelijkheden

• Je ontfermt je over ons volledige dossierbeheer van de projectkredieten;
• Je evalueert het contract bij aanvang en stelt de projectbudgetten ter beschikking zodat de onderzoekers en projectleiders de nodige uitgaven kunnen initiëren;
• Je begeleidt de projectleider bij een correcte en optimale besteding van de middelen. Je baseert je hiervoor op de voorwaarden en het kostenmodel van de financierende Vlaamse, Federale, Europese en internationale overheden, instellingen of bedrijven;
• Je neemt het initiatief voor een regelmatig overleg met de projectleider om de voortgang van het onderzoeksproject en waakt hierbij over het administratief en financieel traject;
• Je verzorgt periodieke en eindrapportering conform de voorschriften van de financierder;
• Je verzorgt de schuldvorderingen naar en van partners;
• Je bereidt audits voor die door subsidiërende instanties;
• Je voorziet omzet onderbouw en verklaring voor de statutaire audit.Je onderhoudt je programma technische kennis omtrent kostenmodellen;

Je werkt actief mee aan een efficiënt contractbeheerproces bij Flanders Make, stelt optimalisaties voor waar mogelijk en streeft naar automatisering.

• Je hebt sterke analytische vaardigheden en een kritische geest;
• Je kan minstens een bachelor diploma voorleggen in een bedrijfseconomische of boekhoudkundige richting;
• Financiële achtergrond is een plus;
• Je werkt graag zelfstandig, je kan je eigen prioriteiten stellen, met respect voor procedures en deadlines;
• Je houdt nauwkeurigheid hoog in je vaandel;
• Ervaring met de opvolging van gesubsidieerde projecten is een troef;
• Je hebt een proactieve stijl;
• Je bent klantgericht en flexibel wanneer nodig;
• Je bent communicatief sterk, geeft duidelijke en verklarende boodschappen met een professionele houding en een tikje assertiviteit;
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en Engels.