Agent technique administratif / Agente technique administrative (H/F)

Fonction Accueil- Réception :

-    Accueil des résidents, et de toutes personnes se présentant à la Réception ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences. Passe le relais aux autres salariés concernés le cas échéant.

-    Accueil des groupes temporairement présents dans la structure ; répond aux demandes et renseigne dans les limites de ses compétences.

-    Réception téléphonique et tenue du standard ; transmission des messages en interne.

-    Accueil et surveillance du petit déjeuner suivant l'organisation du service

-    Transmet toutes informations utiles par le biais de mails, cahier de liaison, et tout moyen adéquat, dans le respect des usagers

-    Participation aux permanences du week-end suivant l'établissement des plannings.

-    Tenue du bar lors des pauses, lors d'évènements et lors de la location de salles.

L'Agent administratif / Agente administrative assurera une fonction de coordination des tâches liées à l'accueil. A ce titre :

Il/Elle transmettra toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'accueil à tous ses collègues concernés (agent d'entretien, de maintenance, agents d'accueil,  ).

Il/Elle s'assura de la bonne application des règles de fonctionnement de l'accueil et des notes de service y afférant.  

Fonction administrative :

-    Secrétariat, rédaction de courriers et documents professionnels à la demande de la Direction et/ou de Coordinatrice du pôle socio -éducatif (courrier, affiche, ), classement et archivage des documents élaborés.

-    Tir courrier reçu et émis

-    Veille au bon fonctionnement des matériels situés à la réception (fax, imprimante, machine à affranchir ).

-    logiciel interne : renseignement du trombinoscope, édition des listes de présence et d'occupation (hebdomadaire à minima,  ).

-    Gestion de caisse et des encaissements

-    Préparation des dossiers des jeunes

-    Transmettre les factures concernées sur le site CHORUS PRO.

-    Commande et achat :  fourniture administrative après présentation et validation par la direction / des denrées liées à l'accueil des résidents et de la location des salles

o    Commande de repas auprès de prestataires dans le cadre de la location des salles ...

-    Gestion des salles en location, facturation des prestations