Agent d'accueil - agent administratif H/F. Drôme. Francia

Définition :

- Assurer le premier accueil physique et téléphonique du public

- Assurer l'interface entre le public et les professionnel-le-s de la structure

- Etre vigilant-e à la démarche d'égalité femmes hommes au regard de l'approche par le genre

Missions et activités principales :

- Recevoir, identifier et orienter le public et les communications téléphoniques

- Analyser la demande et orienter le public et les partenaires à l'interne ou à l'externe

- Veiller aux bonnes conditions et à la logistique de l'accueil

- Assurer le lien et la circulation des informations entre les pôles

- Saisir les statistiques

- Réaliser des tâches administratives simples

- Assister l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de

déplacements, communication, préparation de réunions, ...).

- Exécuter différentes tâches de secrétariat pour les pôles et la direction

- Gérer la diffusion à l'interne et/ou à l'externe des outils de communication

Activités principales :

- Assurer le premier accueil téléphonique et physique du public ou des partenaires

- Analyser la situation et propose une orientation vers le service compétent ou vers les partenaires

- Assurer l'ouverture et la fermeture de l'accueil

- Gérer l'organisation de la salle d'attente (affichage  )

- Gérer les plannings de rendez-vous

- Rédiger et distribuer les messages

- Assurer la saisie des statistiques

- Gérer les mails reçus sur la boîte générale et les transférer aux personnes concernées

Compétences de base :

- Savoir écouter, comprendre et évaluer rapidement la demande pour lui donner une suite efficace

- Etre capable de mémoriser les informations à analyser et à transmettre

- Maitriser les techniques de communication et de relation à la personne

- Maitriser l'outil informatique et téléphonique

- Respecter la confidentialité

- Connaître le réseau partenarial

- Présenter une image positive de la structure

- Savoir travailler en équipe

Compétences spécifiques :

- Connaître, repérer les mécanismes de l'égalité entre les femmes et les hommes et adapter sa pratique