Senior Administration Officer (m/f). Luxemburgo

Vous avez envie d'exercer un rôle-clé dans une organisation professionnelle, pluridisciplinaire, dynamique et à taille humaine ? Vous avez un sens inné du contact client et de l'organisation ? Cette opportunité est faite pour vous !

Afin de renforcer son équipe Secrétariat, le département Administration de Luxinnovation (Agence Nationale pour l'Innovation et la Recherche au Luxembourg), recherche un(e) « Senior Administration Officer » (h/f) dynamique, souriant(e) et motivé(e), qui gèrera les activités quotidiennes du service et y contribuera de manière active.

TACHES PRINCIPALES ET RESPONSABILITES:

* Participer activement aux tâches quotidiennes de l'administration :

• Traitement des appels téléphoniques et des demandes de prise de contact via le formulaire sur internet, et transferts des demandes de prises de contact en interne aux bons interlocuteurs

• Assurer quotidiennement la gestion des locaux (préparation des paniers fruits, machines à café, trousses de secours, écrans à la réception, aide à l'archivage, etc.) ;

• Gestion des livraisons et des courriers ;

• Gestion des stocks, des commandes des fournisseurs et du budget de l'équipe administrative ;

• Gestion des évènements organisés en interne en bonne collaboration avec les équipes MarCom, gestion du registre des visiteurs, accueil des externes, commandes du catering ;

• Gestion des réservations (déplacements et hôtel) pour les travels ;

• Gestion des réservations de la car pool ;

• Support à l'équipe RH :

• dans la préparation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (packs de bienvenue, choix de la place assise, création des badges, demande de badge parking, etc.) ;

• pour la sortie des collaborateurs (exit checklist) ;

• Gestion des plannings d'intervention dans le bâtiment et communication aux employés relative ;

• Gestion administrative des assurances automobile, leasing et voyages ;

* Suivre et gérer les améliorations et l'entretien du bâtiment en relation avec le Fonds Belval ;

* Suivre et gérer des projets relatifs à l'amélioration des processus relatifs aux fonctions internes ;

* Assurer le backup de l'assistante du CEO de Luxinnovation sur certaines tâches ;

* Etre le point de contact principal avec communication proactive et régulière avec la Directrice en charge de l'Administration ;

* Assumer le rôle de Travailleur Désigné.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES:

• Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/Bac+3 en secrétariat, administration ou équivalent ;

• Expérience professionnelle de 10 ans minimum dans le domaine de l'accueil ou de l'administration ;

• Expérience en gestion de projets, une expérience en projet impliquant l'IT serait considérée comme un atout ;

• Bonne maîtrise de la suite Office ;

• Organisé(e), flexible, autonome, vous faites preuve d'un excellent relationnel et savez être discret(e) ;

• Vous êtes proactif/proactive ;

• Vous savez identifier les problèmes et êtes force de proposition : vous n'hésitez pas à venir avec des idées innovantes pour trouver des solutions aux problèmes que vous rencontrez au quotidien ;

• Vous aimez travailler en équipe ;

• Vous parlez couramment le luxembourgeois, le français, l'anglais. L'allemand est considéré comme un atout;

• Détenir un certificat de travailleur désigné serait considéré comme un atout.

POURQUOI CHOISIR CE POSTE ?

* Pour évoluer au sein d'une équipe accueillante, solidaire et bienveillante travaillant sur un portefeuille d'activités varié, où l'autonomie et la prise d'initiatives sont encouragées.

* Pour développer vos capacités en gestion d'équipe et en gestion de projets.

* Pour soutenir vos collègues de Luxinnovation par votre sens du service et votre disponibilité.

* Pour bénéficier d'une expérience qui sera valorisée sur votre CV.

* Pour profiter d'un lieu de travail agréable et idéalement situé à Belval, à proximité immédiate de la gare.