Dokumentcontroller/registrator. Suecia

Karlstads Bostads AB, KBAB, ägs av Karlstads kommun. Vi äger och förvaltar cirka 7 700 lägenheter och lokaler i Karlstad. Vi är cirka 120 medarbetare som arbetar efter visionen ”Vi skapar hem med livskvalitet för Karlstadsborna”. Förutom professionalism, delaktighet och engagemang värdesätter vi jämställdhet och mångfald och de kvaliteter det tillför arbetslivet. Läs gärna mer om oss på kbab.se

Vi söker nu en driven och självständig dokumentcontroller/registrator till KBAB.

Trivs du i en verksamhetsnära roll där du i nära samarbete med många olika funktioner får samordna bolagets informationshantering? Då kan detta vara ett arbete för dig!

Rollen som dokumentcontroller/registrator tillhör avdelning verksamhetsstöd där bolagets information- och ärendehantering, arkivfrågor, dataskydd och informationssäkerhet samordnas. Vår arbetsplats finns centralt i Tullholmsviken där vi erbjuder en fin arbetsmiljö i nybyggda lokaler.

Arbetsuppgifter

I rollen som dokumentcontroller/registrator får du möjlighet att arbeta i en bred roll med ett helhetsansvar för informationshantering.  Du kommer att vara ett administrativt stöd för våra medarbetare och i den rollen fungera som spindeln i nätet för frågor som rör registrering, utlämnande av allmänna handlingar och arkivfrågor. Du kommer också ha ett nära samarbete med flera funktioner exempelvis gällande styrelsearbete och informationssäkerhet. Du bidrar till ordning och reda, enhetlighet, effektivitet och rättssäkerhet gällande informationshanteringen. Ett annat viktigt inslag är att företräda KBAB i olika koncernsamarbeten i rollen som dokumentcontroller/registrator och arkivsamordnare samt arbeta med omvärldsbevakning.  

Exempel på arbetsuppgifter är:

- Hantera post/e-post och registrera handlingar i ärendehanteringssystem.

- Vara bolagets lokala stöd för ärendehanteringssystemet.

- Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar och stödja verksamheten i sekretessprövning.

- Ge råd och stöd till bolagets medarbetare kring hantering och registrering av handlingar.

- Stödja verksamheten i att hålla handlingar ordnade i olika system.

- Hålla interna utbildningar inom exempelvis offentlighet och sekretess samt informationshantering.

- Samordna bolagets informationshanteringsplan.

- Hantera arkivering av handlingar och samordna leveranser till arkivet.

- Vara bolagets samordnare vid övergång till E-arkiv.

- Administrativa uppgifter kopplade till bolagets styrelse.

- Driva utvecklingsarbete som rör bolagets informationshantering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har minst några års erfarenhet av arbete som dokumentcontroller/registrator eller motsvarande erfarenhet inom offentlig verksamhet. Det vill säga praktisk erfarenhet av arbete där offentlighetsprincipen och regler kring allmänna handlingar tillämpats. Du är van att arbeta självständigt med informations- och dokumenthantering samt har goda kunskaper om arkivhantering i offentlig förvaltning och de lagar och förordningar som styr offentlig verksamhet.  Du kan självständigt planera, genomföra och dokumentera arbetet med bolagets informationshantering.  

Du har en akademisk utbildning inom statsvetenskap, informationshantering, arkivkunskap eller annan relevant utbildning eller erfarenhet som vi bedömer likvärdig. Arbetet kräver att du har mycket god förmåga att uttrycka dig väl på svenska i tal och skrift samt även att du har mycket goda IT-kunskaper och stor vana av digitala arbetssätt.

För att vara framgångsrik i rollen ser vi att du är serviceorienterad, lösningsfokuserad och tar eget ansvar för dina uppgifter. Du har förmågan att självständigt driva, strukturera och prioritera ditt arbete. Som person är du engagerad och handlingskraftig och vi förutsätter att du arbetar proaktivt. Du trivs med varierade arbetsuppgifter och har lätt för att skapa kontakt och kommunicera med andra människor. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och gör ditt yttersta för att ge bästa servicen. Vi kommer att fästa stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss!

Övrig information

För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan digitalt och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.