Referent - Pracownik obsługi kancelarii urzędu w Dziale Organizacji i Informatyki

Zakres obowiązków: 1. Zadania główne:

a) obsługa korespondencji wpływającej do Urzędu, a w szczególności:

odbiór ze wskazanych placówek pocztowych, doręczanej przez kurierów, rejestrowanie korespondencji przychodzącej, w tym zwrotnych  potwierdzeń odbioru, dystrybucja korespondencji do komórek organizacyjnych, w tym zlokalizowanych poza siedzibą główną Urzędu oraz wskazanych placówek administracji publicznej, przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji błędnie nadesłanej do Urzędu,

b) obsługa korespondencji wychodzącej z Urzędu w zakresie:

przygotowania i realizacji umowy z operatorem pocztowym, przygotowywania przesyłek wysyłanych za pośrednictwem firm kurierskich, e- doręczeń.

c) dostarczanie dokumentów w wersji papierowej poza obszar przetwarzania, min. PUW, WUP,UM, UP oraz do adresata wskazanego w piśmie.

d) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej Gdańskiego Urzędu Pracy.

e) potwierdzanie własnoręczności podpisów oraz zgodności kopii składanych dokumentów z oryginałami w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,

f) obsługa i monitorowanie urzędowej poczty elektronicznej,    

g) obsługa i monitorowanie systemów teleinformatycznych użytkowanych w Urzędzie w zakresie wpływającej korespondencji

h) udział w procesie utrzymania, usprawniania i aktualizowania systemu teleinformatycznego służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją,

i) prowadzenie składu chronologicznego Urzędu, w tym:

przyjmowanie, rejestrowanie i przechowywanie określonej korespondencji w postaci nieelektronicznej, zarządzanie składem i nadzór nad dokumentami w nim zgromadzonymi, m.in.: wypożyczanie, wycofywanie i przekazywanie do archiwum zakładowego,

j) obsługa i koordynowanie systemu kolejkowego Qmatic w punkcie podawczym,

k) opracowywanie raportów, zestawień i statystyk, dotyczących realizowanych zadań,

l) przyjmowanie i obsługa klientów w punkcie podawczym / kancelarii.

m) odbieranie, przełączanie rozmów telefonicznych od klientów,

n) wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego nie ujętych w ninie