Podreferendarz ds. obsługi sekretariatu (BKL 38/2024)

Zakres obowiązków: 1. Przyjmowanie korespondencji, rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów, nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem.

2. Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizowanie spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmujmowanie i łączenie rozmów telefonicznych.

3. Przygotowywanie projektów standardowych pism, notatek.

4. Wykonywanie prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitorowanie nieobecności pracowników.

Wymagania:

- wykształcenie: średnie ogólnokształcące - konieczne

- umiejętności: umiejętności prowadzenia biura i sekretariatu - konieczne; Samoorganizacja pracy i przejawianie inicjatyw - konieczne; komunikatywność i otwartość w kontaktach - konieczne

- języki obce: angielski - w mowie: B2 - wyższy średnio zaawansowany, w piśmie: B2 - wyższy średnio zaawansowany - konieczne

- inne zawody: Sekretarka - konieczne

- pozostałe: Wymagania związane ze stanowiskiem pracy:

Niezbędne:

Wykształcenie: średnie

Doświadczenie zawodowe:

Powyżej 1 roku w obszarze administracyjno-biurowym.

Pozostałe wymagania niezbędne:

1. Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.

2. Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.

3. Znajomość: struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej, zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej, ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych, podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej.

4. Umiejętności: współpracy; komunikacji (w tym asertywności).

5. Zorientowanie na osiąganie celów; orientacja na klienta; samodzielność i inicjatywa; odporność na stres.

6. Dyspozycyjność.

7. Posiadanie obywatelstwa polskiego.

8. Korzystanie z pełni praw publicznych.

9. Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dodatkowe:

1.Wy