Contratación en Dresden, Kreisfreie Stadt (Alemania) de asistente de gestión

Stellenangebotsbeschreibung:

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000  Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.

Innovative Technologielösungen entwickeln und diese in die Anwendung bringen - das ist unser Ziel am Fraunhofer-Institut für Photonische Mikrosysteme IPMS. Mit unserer Expertise in der Entwicklung photonischer Mikrosysteme, zugehöriger Technologien inklusive der Nanoelektronik und drahtloser Kommunikationslösungen, erschaffen wir - in flexiblen und interdisziplinären Teams - Technologien für innovative Produkte in verschiedensten Märkten wie z.B. Automotive, Industrie, Luft- und Raumfahrt.

Die „Verwaltung" umfasst alle administrativen und unterstützenden Bereiche, die für die Kernprozesse des Instituts übergeordnet notwendig sind. Dazu gehören Finanzen & Controlling, Einkauf & Logistik, Personalbetreuung, Reise und Zeitwirtschaft, IT & IT-Sicherheit sowie Bau- und Liegenschaftsthemen. Mit prozessorientierten, ressourcenoptimierten und möglichst automatisierten Prozessen stellt die Verwaltung den reibungslosen Organisationsablauf sicher und trägt somit zu mehr Freiraum für die wissenschaftlichen Aktivitäten des Instituts bei.

Zur Verstärkung unseres Teams "Human Resources Services" suchen wir einen engagierten Mitarbeiter*in im Bereich Reisemanagement. In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) sowie der Nutzung von SAP Concur. Zudem stehen Sie unseren Mitarbeitenden als kompetente Ansprechperson zur Seite und unterstützen sie professionell bei allen Fragen rund um das Reisemanagement. Eine enge Zusammenarbeit im Team und eine offene Kommunikationskultur mit den Fachbereichen sind für diese Rolle von besonderer Bedeutung.

Was Sie bei uns tun

- Beratung und Betreuung der Mitarbeitenden in allen Reiseangelegenheiten von der Planung bis zur Abrechnung

- Recherche, Reservierung und Buchung von Hotels, Flügen, Bahnfahrten, etc. unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes

- Bearbeitung von Umbuchungen und Stornierungen

- Pflege der Reiseakten und Dokumentation der gebuchten Reisemittel

- Übernahme zusätzlicher Aufgaben im Travel Management, einschließlich der Abwicklung des A1 EU-Meldeverfahrens.

Was Sie mitbringen

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in den Bereichen Büromanagement, Reiseverkehr, Tourismus oder als Verwaltungsfachangestellte/r

- 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im Reisemanagement

- Sorgfältige Arbeitsweise und ein sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen

- Freundliche Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität

- Starke Kommunikationsfähigkeiten in der deutschen Sprache und gute Englischkenntnisse

- Wünschenswert: Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) sowie der zugehörigen Verwaltungs- und Durchführungsbestimmungen und steuerrechtlichen Regelungen

- Pluspunkt: Erfahrung im Arbeiten mit SAP Concur

Was Sie erwarten können

Wir sind überzeugt, dass Wertschätzung und Vertrauen die Basis für Zufriedenheit und Motivation sind. Eine ausgewogene Work-Life-Balance schaffen wir durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens, denn kreative und innovative Ideen können überall entstehen. Zudem legen wir viel Wert auf eine intensive Einarbeitung sowie ein offenes und kollegiales Arbeitsumfeld. Ob Sport-, Musik- oder Teamevents - Wir bieten verschiedenste Möglichkeiten, gemeinsam der eigenen Leidenschaft nachzugehen und das Miteinander zu stärken.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.  Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Fraunhofer-Institut für Photonische Mikrosysteme IPMS

www.ipms.fraunhofer.de

Kennziffer: 75712

Kontakt

Frau Isabell Zwinscher

Personalabteilung

Telefon: +49 351 8823 1227

Frau Jennifer Born

Fachabteilung

Telefon: +49 351 8823 1221