Konferencekoordinator søges- deltid. Byen København

Vi søger en dygtig og detaljeorienteret konferencekoordinator til planlægning og afvikling af videnskabelige konferencer. Er du klar til at bruge dine administrative evner og blive en del af en rigtig god arbejdsplads med søde, sjove og dygtige kollegaer? 

Hos CAP Partner er vi 45 medarbejdere, der trives i en flad organisationsstruktur, hvor der både er indsigt i beslutningsprocesser og økonomi og en uformel omgangstone. Vi har det sjovt sammen, og er gode til at hjælpe hinanden med alt fra faglig sparring til praktiske opgaver.

CAP Partner udfører opgaver for videnskabelige foreninger på bl.a. områderne foreningsudvikling og -administration, konferenceplanlægning, support og koordinering omkring udarbejdelse af videnskabelige publikationer samt udvikling og implementering af projekter.

Vores kunder inkluderer både danske og internationale foreninger. Vi er bl.a. sekretariat for European Wound Management Association, samt professionel konferencearrangør for Diabetic Foot Study Group, European Bone and Joint Infection Society og mange andre.

Arbejdstid:

Arbejdstiden er gennemsnitligt ca. 25 timer ugentligt. Dog vil arbejdstiden i månederne op til større konferencer være fuld tid med mulighed for mere frihed/afspadsering efterfølgende i perioder med lavere aktivitet. Det primære arbejdssted er på kontoret med mulighed for enkelte hjemmearbejdsdage efter aftale (efter endt oplæringsperiode).

Vi søger en medarbejder som kan se sig selv være i stillingen i en længere årrække.

Dine opgaver:

Arbejdet består i at assistere vores projektledere med en lang række opgaver

• Håndtere videnskabelige dokumenter i vores konferencesystem
• Opdatere sessioner og talere i vores konferencesystem herunder besvare mails fra talere og andre samarbejdspartnere
• Assistance til koordinering med inviterede talere, herunder booking af deres rejse og ophold
• Kommunikation med vores kunders (foreningernes) medlemmer og samarbejdspartnere
• Dataindsamling og -behandling
• Web-opdateringer (WordPress)
• Fremstilling af marketing-materialer i forbindelse med møder og konferencer
• Opdatering af ordrelister og produktionsplaner i Excel.
• Diverse ad-hoc kontoropgaver

Herudover er du naturligt med ude og hjælpe med at gennemføre konferencen på hotel eller konferencecenter i Danmark eller udlandet.

Vi forventer at du:

• Har en interesse for systemer og trives med at arbejde detaljeret i komplekse systemer. Du vil selvfølgelig blive oplært i de specifikke systemer.
• Har sans for detaljen – arbejder grundigt for at sikre høj kvalitet i de opgaver du løser.
• Har afsluttet en kontoruddannelse/serviceuddannelse/kortere videregående uddannelse.
• Er god til at bevare overblikket og har sans for struktur og logistik. Du skal desuden være god til skriftlig kommunikation, og kunne arbejde i Excel og PowerPoint.
• Er god til at kommunikere på engelsk, både skriftligt og mundtligt, da vi primært arbejder med internationale foreninger.
• Er serviceminded og sætter en ære i at give foreningerne, deres medlemmer og interessenter en god betjening, og evt. har erfaring med internationalt samarbejde.

Besøg os, og lær mere om os på https://cap-partner.eu/

Ansøgning og CV fremsendes per e-mail til jobcap-partner.eu inden d. 15 september. 

Vi behandler ansøgninger løbende, og forventer at indkalde til samtaler fra uge 38 og frem.

For spørgsmål angående stillingen, kontakt Karen Svaneborg på tlf. 70 20 03 05.