Assistant / Assistante de direction (H/F). Rhône. Francia

Description du poste :

Accueil et Traitement du courrier

? Assure l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,

? Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,

? Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur,

? Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l'appel, raison de l'appel),

? Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique, ...),

? Dépose le courrier à la poste,

? Assure la sauvegarde informatique.

Administratif

? Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales, ...)

? Assure la constitution des dossiers administratifs, techniques et chantier,

? Etablit les demandes de cautions bancaires,

? Ouvre les chantiers sur le progiciel,

? Gère l'envoi et la réception des enquêtes de satisfaction et des certificats de capacité,

? Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),

? Assure le classement et l'archivage des dossiers et courriers.

Secrétariat Technique

? Etablit les DICT / Arrêté et s'assure des retours,

? Met en forme les PPSPS, les Plan de Retrait Amiante, les modes opératoires, les DOE et établit les courriers d'envoi,

? Gère les déclarations de sinistre,

? Déclare à l'assureur les véhicules ou engins qui doivent être assurés,

? Gère les dossiers des véhicules et matériels, création, mise à jour, archivage,

? Gère le suivi des données contenues dans les cartes chronotachygraphe (déchargement carte conducteur, suivi des infractions, établissement des attestations de non conduite,...).

Appels d'offres

? Elabore le dossier de candidature, assure la mise à jour régulière des documents sortants liés au dossier de candidature (dossier de présentation de l'entreprise, tableau de références,...),

? Analyse le tableau de prise d'affaires avec une personne des études pour la préparation des dossiers à venir,

? Participe à la gestion de l'offre : mise en forme DQE, DPGF, AE, vérification des pièces demandées, assiste le Directeur ou bureau d'études pour finaliser le dossier.

? Transmet et classe des dossiers.

Missions liées à l'activité de désamiantage

? Met en forme et envoie des plans de retrait amiante et modes opératoires,

? Assure le suivi administratif des dossiers,

? Etablit les demandes de stratégies d'échantillonnage,

? Gère les analyses amiante,

Description du profil :

Formation :

- BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion,

- Licence, DUT en Administratif, ....