Office manager (H/F). Paris. Francia

Le Forum de Paris sur la Paix est une plateforme multiacteurs lancée en 2018 et qui vise à répondre aux défis globaux en s'appuyant notamment sur un événement annuel de grande ampleur. Tout au long de l'année, le Forum travaille à renforcer la gouvernance des biens communs mondiaux comme le climat, l'espace ou les océans, et à améliorer la gestion internationale des enjeux globaux, notamment ceux du numérique et des technologies disruptives. Son événement annuel, en novembre, rassemble des chefs d'État, de gouvernement et d'organisations internationales, ainsi que des dirigeants de la société civile et du secteur privé, autour d'initiatives politiques et de projets concrets, en mettant l'accent sur la participation du Sud global.

L'équipe du Secrétariat permanent de l'association, composée de profils variés et polyvalents (diplomatie, politiques publiques, communication, programmation, opérations, protocole, etc.), recherche actuellement un collaborateur ou une collaboratrice pour remplir les fonctions d'office manager.

Sous la supervision directe du secrétaire général de l'association et en collaboration avec l'ensemble des membres de l'équipe du pôle administratif et financier, la personne recrutée aura la charge des missions ci-dessous :

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

- Secrétariat administratif (classement et gestion de dossiers, traitement du courrier et affranchissement, archivage, numérisation) ;

- collecte, classement et envoi à la comptabilité de factures relatives aux frais généraux (voyages, achats, évènements internes, etc.) ;

- commande, suivi et mise à jour de l'inventaire matériel et informatique ;

- commande et gestion des fournitures : vérification des besoins de l'équipe, demande de devis, suivi des livraisons, vérification des stocks ;

- gestion du courrier, des colis, des envois et des livraisons ;

- coordination avec le prestataire informatique afin de veiller au bon fonctionnement des installations ;

- organisation générale des espaces de travail ; optimisation des aménagements des bureaux et salles de réunions, gestion des équipements mobiliers techniques ; maintenance de premier niveau ;

- vérification et suivi des dispositifs de sécurité et d'hygiène ;

- entretien des locaux ; constitution de cahiers des charges, demande des devis, suivi de la qualité des prestations ;

- appui à l'organisation d'évènements internes et externes si besoin et

- coordination des dossiers de voyage et de la logistique associée.

CONDITIONS

Contrat à durée déterminée de six mois et pouvant déboucher sur un CDI, aux 35h, en présentiel au bureau.

Poste à pourvoir dès que possible.

Salaire : 30 000 euros bruts annuel.

Prise en charge à 50% :

- tickets restaurants ;

- titre de transport ;

- mutuelle de l'association.

Les locaux du secrétariat permanent du Forum de Paris sur la Paix sont situés à Paris (15ème arrondissement).

Par sa politique de recrutement, le Forum s'engage pour la diversité. Il évalue toutes les candidatures de façon équitable, en respectant et promouvant l'égalité des chances. Il accueille toutes les singularités et s'engage à créer un environnement de travail inclusif.

Le Forum de Paris sur la Paix est engagé en matière de prévention des discriminations et d'égalité des chances. Tous ses postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.