Koordinator/ VP assistent inom produktutveckling till en kund i Göteborg!

Är du en organiserad, ansvarstagande och lösningsorienterad person som trivs med att ha många bollar i luften? Vi söker nu en driven koordinator och VP-assistent som vill vara en nyckelspelare för ledningsgruppen. Du kommer att arbeta nära bolagets VP och stödja med allt från kalenderhantering och möteskoordination till projektuppföljning och kommunikation.

Bolaget erbjuder en dynamisk arbetsmiljö där du får chans att utvecklas i en bred roll med stort eget ansvar. Om du har ett proaktivt sinne och en passion för att skapa struktur – då är du den vi söker!

OM TJÄNSTEN

Tjänsten som  koordinator/VP -assistent hos våran kuns innebär ett administrativt och stödjande arbete för VP Innovation Center och PD&I-teamet. Du kommer att hantera kalender och möten, förbereda rapporter och presentationsmaterial, koordinera externa besök och arrangemang, samt underlätta intern kommunikation. Du ansvarar även för kontorsmaterial och samordnar arbetsmiljö- och facility management-frågor. Rollen kräver en hög grad av sekretess, förmåga att prioritera och samordna uppgifter, samt goda språkkunskaper i svenska och engelska.

Tjänsten är på heltid (39,5 h/vecka) och sträcker sig till 30 september 2025, med möjlighet till förlängning.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

* Assistera VP PD&I med kalenderhantering, mötesbokning och förberedelse av mötesagendor samt protokoll.  

* Koordinera och facilitera möten, externa besök, konferenser och evenemang.  

* Förbereda och redigera rapporter för ledningsteamet inom PD&I.  

* Uppdatera och hantera information på PD&I:s datadelningportaler (inklusive SharePoint).  

* Stödja VP Innovation Center och ledningen inom PD&I med presentationsmaterial.  

* Hantera allmän kommunikation för ledningsteamet via digitala kanaler.  

* Agera huvudkontakt för beställningar av kontors-, IT- och labmaterial.  

* Koordinera och hantera ärenden relaterade till lokalvård och faciliteter som renoveringar och underhåll.  

* Proaktivt övervaka kontorsområden, säkerställa utrustningens tillgång och driva initiativ för att förbättra arbetsmiljön.  

* Assistera i små projekt som tilldelas av VP Innovation Center.  

* Hantera parkering för Produktutveckling vid Landvetter flygplats.  

* Hantera konfidentiell information med integritet och diskretion.

VI SÖKER DIG SOM

- Universitetsexamen inom administration eller motsvarande arbetslivserfarenhet.

- Flytande i svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

- Erfarenhet av att arbeta som exekutiv assistent eller inom administrativt stöd.

- Förmåga att prioritera uppgifter och arbeta effektivt.

- Goda kunskaper i MS Office och andra relevanta programvaror.

- Starka muntliga och skriftliga kommunikationsfärdigheter.

- Erfarenhet av att koordinera arbetsmiljöfrågor och Facility Management.

- Diskretion och konfidentialitet i hantering av känslig information.

- Professionellt bemötande och goda interpersonella färdigheter.

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

- Hjälpsam

- Ordningsam

- Ansvarstagande

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.